고객방문 종류, 정보파악, 의전활동준비,내부회의준비, 문서심사,현장심사

1. 고객 방문 종류

  품질 업무를 하다 보면 자주 겪게 되는 일 중 하나인 고객 방문 대응이다. 고객 방문의 경우 목적에 따라 다음과 같이 나뉘게 된다.

 

1) 신규업체 방문 - 거래를 하기에 적격한 업체인지 확인하려는 방문임.

                             -.품질 시스템, 환경 시스템, SQ MARK 등 인증을 취득하고 제대로 운영하고 있는지 

                             -.거래하고자 하는 제품에 대한 측정 기반, 설비 보유 상태, 품질관리 등의 적합한지 여부

                             -.협력사의 매출, 재정 상태가 양호한지 여부 

 

                             등을 직접 확인하고자 하는 방문으로 신규업체 평가 시트에 준해 심사를 실시함. 

 

2) 정기 심사 방문 - 기존 거래처에서 협력사와 맺은 구매계약의 이행 여부 및 개발 관리, 양산 관리, 부적합 관리 등 품질시스템이

                              정상적으로 시행되는지와 적합한지 확인하려는 방문임

                              -.심사 주기는 고객사에 따라 1회/년 또는 1회/2년 실시함.

                              -.정기 심사 평가 시트에 준해 심사를 실시함.

 

3) 개발심사 방문 - 기존 거래처 또는 신규 거래처의 중요 item 개발을 진행할 때, 개발이 정상적으로 이루어지는지를

                             확인하기 위한 방문으로 관리계획서 외 표준류에 설정된 관리 인자의 적합성과 mass production

                             적합 여부를 평가하려는 방문임.

                              -.심사 주기는 개발이 이루어지는 시점에 고객 요청에 따라 실시함. 

                              -.관리계획서 또는 기타 개발 관련 서류를 기준으로 심사를 실시함.

 

4) 품질심사 방문 - 기존 거래처에서 발생한 품질 문제에 대한 시정조치 상태를 확인하기 위한 방문으로 거래처에 제출된 품질 개선 대책에 

                             언급한 발생 대책, 유출 대책, 시스템 대책에 대한 서류 및 evidence의 일치 및 적합성 여부를 평가하려는 방문임.

                             -.심사 주기는 품질개선 대책 제출 후, 고객 요청 시점에 따라 실시함.

                             -.개선 대책서 기준으로 심사를 실시함.

 

5) SQ 심사 방문 - H/KMC 2차 업체가 취득한 SQ 인증 항목에 대한 평가를 하려는 방문임

                             -.심사 주기는 1회/년 실시함.

                             -.SQ 평가시트 기준으로 심사를 실시함.

 

6) 인증심사 방문 - IATF16949, ISO 14001등 품질 시스템과 환경 시스템 인증 최초 심사, 사후 심사와 갱신 심사를 하려는 방문.

                             -.심사 주기는 사후 심사의 경우 1회/년 , 갱신 심사의 경우 1회/3년 실시함.

                             -.심사 전, 심사계획서 기준으로 심사를 실시함.

 

고객 방문은 상기와 같이 크게 6가지로 구분할 수 있다.

2. 고객정보 파악 

   ; 고객 방문목적에 따라 고객사에서 먼저 유선 또는 메일 연락이 올 수 있으며, 그렇지 않을 경우, 고객사에 연락하여

     하기 정보에 대해 파악한 후, 사내 관련 부서와 공유한 뒤, 사전 준비를 하도록 한다.

 

  -.고객 방문자, 연락처, 숙소, 방문일정 및 시간 파악

  -.고객 방문 목적 및 방문 시 세부 스케줄 파악

  -.방문자명단, 직위, 직책파악(필요 시 옷,신발 size파악)

  -.당사 약도 등 위치 안내. 필요 시 명함을 찍어서 문자/카톡으로 발송할 수 있음.

  -.고객 pick-up/차량배차 여부 확인

 

3. 의전 활동 준비

   ; 1항 고객정보 파악 시, 고객 담당자의 음식 성향을 파악하여 점심 또는 저녁 식사 메뉴 선정 및 식사하기에 적정한

     장소를 물색한다. 그리고 기타 하기 사항을 챙겨본다.

 

  -.점심, 저녁 식사 예약

  -.식사 장소 및 차량확보, 참석인원 파악

  -.필요시, 방문자 선물 준비

  -.주차장 확보 및 경비실 연락

  -.환영 문구 부착(회의실, 로비 등...)

 

4. 내부 회의  준비

    ; 원활한 회의 진행을 위해 회의에 필요한 사항을 준비한다.

 

 -.회의실 예약 및 회의실 정리, 정돈, 청소를 실시한다.

 -.필요시, 좌석 배치도, 테이블 명패, 펜, 필기구 구비한다.

 -.다과를 준비한다. (회의 시 먹기에 간편한 과일,음료,차등)

 -.회의 참석자 소개(필요 시, 명함을 준비한 후, 인사 시 교환을 한다.)

 -.회의목적에 맞는 자료준비

 

5. 문서 심사

   ; 고객사 방문목적에 적합한 서류를 준비하여 고객 대응에 차질 없도록 한다.

 

 -.회사표준(매뉴얼, 절차서, 지침서 외) 및 심사에 필요한 증빙 문서들 

 -.이전 심사 지적 사항 및 시정조치 내용자료

 -.심사 목적에 적합한 서류들(개발, 품질, 자체 평가자료 등등)

 

6. 현장 심사

   ; 현장 심사를 원활히 하기 위해 하기 내용을 사전 준비한다.

 

  -.현장 3정 5S 실시

  -.필요시, 현장 안전복, 안전화, 안전모, 귀마개를 착용하도록 전달 및 확인

  -.현장 순회코스 지정

 

이상과 같이 준비가 끝나면 상기 내용을 준비할 담당자를 선정/시행/확인 점검을 꼭 해야 한다.

그렇지 않을 경우, 중요한 사항이 시행되지 않아 낭패를 볼 경우가 종종 발생한다.