효과적인 업무를 처리하기 위해 사용한 플래너, 에버노트, ASANA, 캘린더

1. 프랭클린 플래너

  초기 회사업무를 할 때는 접수되는 업무를 바로바로 하였으나, 시간이 흘러 직위가 올라가고 업무의 범위가

  넓어지게 되면 사원일 때처럼 즉시 업무 처리를 할 수 있는 일과 그렇지 못한 일들이 생기게 된다.

  물론 혼자서 처리할 수 있는 일도 있겠지만, 시간이 흐를수록 나 혼자보다는 여러 사람 간의 협업을 통해

  처리하는 일들이 많아지게 되었다. 

  4년 차(2003년도) 접어들 무렵 여러 업무를 계획성 있게 처리할 수 있는 툴을 찾아보게 되었고, 

   그중 처음 만난 툴이 프랭클린 플래너였다.

  가격은 일반 문구점에 파는 플래너보다는 다소 비쌌지만, 플래너 내의 구성이 참 좋았던 것 같았다.
  오늘의 우선순위 업무를 기록하고, 일의 진행 상황을 기호로 표시하여 하루하루 일의 진척 상황을 한눈에

  볼 수 있고, 다음에 해야 할 일을 체계적으로 관리할 수 있게 해주는 플래너였다.

  오른쪽에는 그날 회의의 주요 내용을 기록하거나, 업무 중요사항, 업체 미팅 내용 등을 간략히 기재할

  수 있는 구성도 꽤 괜찮았던 것 같다.

 

  하지만 바인더 크기로 인해 1~2개월 치 속지를 넣고 사용하다가 그다음 달의 속지를 넣으려면 바인더에

  여유가 없어 이전에 사용한 속지를 빼서 집에 두는 경우가 생기게 됩니다.

 

  업무를 하다 보면 이전의 기록을 확인해 보아야 할 경우가 있는데, 확인이 안 되는 단점이 있습니다.
  그리고 업무가 많을 경우도 있지만 그렇지 않을 경우는 daily planner(2매)에 1~2줄만 적는 경우도 생기게

  되는데, 용지가 아까운 적도 많았습니다.
 

  daily 플래너를 사용하면서 아쉬운 부분에 대해서는 weekly 플래너로 변경하면서 약 10년 이상 꾸준히

  사용했는데, 지금에 와서 생각해 보면 1~2번 사용해 보아도 좋지만 그리 오랜 시간 사용할 만큼은 아니었던

  것 같다.

2. 윈키아 플래너

  프랭클린 플래너가 지겨워질 무렵 심플하고 가볍고 24 hr의 스케줄 관리가 되는 아주 혁신적인 플래너를

  접하게 되었다.
  2페이지에 걸쳐 7일간의 업무계획 및 처리 현황을 한눈에 볼 수 있어 상당한 충격을 주었던 플래너였다.

  물론 메모를 할 수 있는 부분이 플래너 뒤쪽에 있는데 양이 그리 많은 편은 아니다.

  이 플래너로 업무를 하면 참 기분이 좋았고, 일이 잘 풀렸던 것 같다. 그러나 가격이 그리 착하지 못하다 

  보니,  매년 구매할 때마다 망설이게 하는 것 같았다.

  그리고 이 무렵 종이 플래너가 가지는 한계가 있었는데, 늘 찾아봐야 한다는 것이다. 꽤 귀찮은 일이다.
  이때는 종이 플래너보다는 앱이 많이 나오는 시기였기에 내 마음도 이쪽으로 기울어지는 것을 느꼈다.
  그래도 5년 이상은 사용을 하였는데, 개인적으로는 좋은 플래너로 기억이 된 것 같다.

3. 에버노트,  ASANA

 이 당시 유명했던 에버노트를 접하는 순간, 그야말로 신세계였다. 단순한 메모뿐만 , 메일, 문서파일 등도

 관리해 주는 충격적인 앱이었던 것으로 기억된다. 용량에 따라 매월 돈을 내야 했는데, 나는 무료 버전을

 사용하였다. 

 

 좋았던 것은 많은 data를 관리할 수 있다는 점이지만 이 부분이 오히려 부담도 되고 싫증도 나게 되었던

 것 같았다. 

그 이후 접하게 된 ASANA라는 프로젝트 앱은 좀 더 신선한 충격으로 다가왔다. 기본적인 할 일에 대한 

점검 및 에버노트에서 가능했던 메일 및 각종 업무용 파일 관리, 타임라인, 캘린더, 간트챠트등등 기능도

다양했다. 

매월 돈을 내고 사용하기에 부담이 되어 무료 버전을 사용하다 보니, 타임라인, 간트차트 등 필요한 기능은 

사실 사용하지 못했다.

굳이 개인 돈으로 비용을 내면서까지 사용하기에는 부담이 되었다. 실질적인 중요기능을 사용하지 못하게 

되다 보니, 어느 순간 사용을 하지 않고 있는 나 자신을 보게 되었다.

4. 아이폰 미리 알림, 네이버 캘린더, 구글 캘린더

꼭 돈을 주고 플래너를 사거나 정기 구독을 해야 하나? 라는 생각이 들 무렵 평소에 접하고 있던 아이폰의

미리 알림기능이 이전과는 다르게 꽤 괜찮은 앱으로 업데이트가 되어 자주 사용하게 되었다.

물론 이 기능만으로는 업무 스케줄 관리는 어려워 아이폰과 연동이 되는 네이버 캘린더, 구글 캘린더를 

사용하는 순간 이전에 사용했던 플래너와 프로젝트 앱이 더는 필요하지 않게 되었다.

무겁게 가기보다는 가벼우면서도 신속하게 업무를 처리할 수 있게 되었다. PC에 네이버 캘린더 열어두며

이전에 계획해 두었던 업무들이 반복적인 pop-up 창을 띄우면서 누락되는 업무가 없도록 도와주었으며, 

시간대별로 처리했던 업무는 네이버 캘린더에 간단히 기록해 둘 수 있어 좋았다.

그리고 구글 캘린더의 경우, 팀의 중요 업무를 등록하여 같은 팀원들이 동일한 구글 캘린더에서 확인하도록

해 주어 업무의 능률을 높여주고 있다. 팀원들에게 일일이 했는지를 묻기 보다, 이렇게 캘린더를 사용하다 

보니, 잔소리도 덜 하게 되었다.

나중에 또 어떤 업무 툴을 사용할지 몰라도 현재는 상당히 만족해하면 사용하고 있습니다.