IATF 16949 내부심사 정의, 목적, 형식, 분류등
1.심사의 정의
심사기준에 충족되는 정도를 결정하기 위하여 객관적인 증거를 수집하고 객관적으로 평가하기 위한 체계적이고 독립적이며 문서화된 프로세스를 심사라고 합니다.
2.내부 심사의 목적
조직이 수립된 품질경영시스템(QMS)가 IATF 16949 요구사항 ,고객요구사항 및 법적요구사항을 충족 시키는지를 확인하기 위해 조직 스스로 실시하는 심사로
① 문서화된 품질경영시스템을 준수하고 있는지?
② 품질경영시스템이 목표 달성을 하는데 효과적인지?
③ 품질경영시스템의 지속적 개선을 위한 부분을 파악하고 있는지?
④ 프로세스 접근방법을 사용하고 있는지?
등을 점검합니다.
3.심사의 형식
심사는 심사목적, 심사범위에 따라 보통 3가지의 심사로 나뉘게 됩니다.
1) 내부심사(1자심사)
조직 스스로에 의한 심사로서, 내부 목적(자사의 경영시스템 및 절차에 대한 심사)을 위하여 조직 내의 심사원,
또는 조직으로부터 위탁 받은 외부 심사원 에 의해 조직 내에서 이행되는 심사를 말하며, 품질경영시스템심사,
제조공정, 제품심사로 구분됩니다.
※ 내부심사 실시 이유
① 매뉴얼이나 절차서에 요구되어 있으며,
② 경영자가 경영시스템을 재점검하기 위해
③ 제3의 인증기관에 의해 심사를 받기 전에 부적합사항을 발견하여 시정하기 위해서
2)고객심사(2자심사)
고객과 같이 조직에 이해 관계를 갖는 당사자 또는 고객 또 는 고객의 대리인에 의해 시행되는 심사로서 “고객실사”라고도 부른다.
※ 고객심사 실시 이유
① 계약 또는 절차서에 심사의 실시가 규정되어 있으며,
② 공급자의 선택, 등급부여 및 개선을 위한 자료로 하기 위해
③ 공급사의 경영시스템의 개선을 지원하기 위해
④ 경영시스템 요구사항의 상호이해를 깊게하기 위해
3)인증기관심사(3자 심사)
제3자 심사(인증기관에 의한 심사)인증기관이 조직의 의뢰를 받아 경영시스템이 어느 기준에 합치되어 있는가, 심사하여 인증하는 것
※ 인증심사 실시 이유
① 조직의 경영시스템이 요구사항에 적합한가를, 경영시스템의 인증제도 등에 의해 외부로부터 증명을 받기 위해
② 조직의 경영시스템을 활성화하고, 유지하기 위해
③ 법규, 규격 또는 심사계약으로 제3자 인증기관의 심사가 의무화되어 있기 때문
4.심사의 분류
| 요 소 | 제 1 자 (내부) | 제 2 자 (고객) | 제 3 자 (인증기관) |
| 심사목적 | ∙ 경영활동 및 관련결과 가 계획된 사항에 부합 하는지 여부의 검증 ∙ 경영시스템의 유효성 판단 |
공급자 승인/등록 및 사후 관리 | 경영시스템의 적합성 및 유효성 평가 |
| 심사범위 | 내부심사 계획에 따름 | 고객이 정한 계획에 따름 | 인증 신청범위 및 규격 에 따름 |
| 심사시기 | 자체 계획에 따름 | 고객이 지정하거나 고객과 합의한 시기 | 인증기관이 정하 되, 신청자와 합의한 시기 |
| 심 사 자 | 내부심사원 | 고객의 심사원 | 인증기관 소속 심사원 |
| 의견 요청 | 통상적으로 기대됨. | 요약서에 있는 경우에 한함. | 허용되지 않는다. 이해상충이 발생됨. |
| 계 획 | 제2자, 제3자 심사보다 요구사항이 적다. | 피심사자 인원을 확실하게 활용가능토록 계획을 수립해야 한다. | 피심사자가 쓸데없이 불편해하지 않도록 세심한 시간계획이 요구된다. |
| 시작회의 | 요구되나 생략하는 경우가 많다 | 공식적인 심사전 회의가 요구. | 공식적인 심사전 회의가 요구됨. |
| 종료회의 | 요구되나 생략하는 경우가 많다 | 지적사항 요약을 남기고 시정조치를 설명하기 위하여 필요하다. | 심사결과를 요약 설명 하고 다음 단계를 협의 하기 위하여 요구된다. |
| 시정조치 | 반드시 필요하다. | 반드시 필요하다 | 반드시 필요하다 |
| Follow-up | 반드시 필요하다 | 좀더 높은 수준의 Follow-up이 요구된다. | 시정조치의 유효성 검증은 다음 사후관리 심사시에 할 수 있다 |
5.내부심사 단계별 실행내용
1) 심사계획
; 심사기본계획 수립 →심사방식 및 범위 결정 → 심사원 선정 → 심사 일정계획 작성→ 심사필요정보 수집→ 심사체크리스트 준비
→ 심사일정 통보
2) 심사실시
; 심사 실시전 점검→시작회의(필수사항은 아님) →현장순회(필요시) → 심사수행(질문→경청 →확인) → 심사팀 회의→종료회의
→ 심사결과보고
3) 후속조치
; 시정조치 요구→시정조치방안 수립→시정조치→시정조치 확인→유효성 검증→예방조치
6. IATF 16949 내부 심사원
1) 내부심사원, 2자심사원 역량/적격성
; 품질경영시스템 심사원, 제조프로세스 심사원, 그리고 제품심사원은 다음의 적격성을 최소한 실증 할 수 있어야 한다;
a) 리스크 기반 사고를 포함한, 심사를 위한 자동차 산업 프로세스 접근법
b) 해당 고객요구사항 및 조직 지정 요구사항
c) 심사의 범위와 관련된 해당 ISO9001 및 IATF 16949 요구사항
d) PFMEA 및 관리 계획서를 포함한, 심사될 해당 제조 프로세스(들)
e) 심사의 범위와 관련된 해당 Core tools 요구사항
f) 계획, 수행, 심사 보고서 준비와 심사 발견사항 종결 방법
2) 내부심사원 자격 요건
a) 내부심사원 자격요건
; 학력, 교육훈련, 경력, 능력, 관리능력, 언어등 조직내부적으로 요구되는 자격인증 기준에 따라 정한다.
b) 내부심사원 자질
; 경험이 풍부하고, 의사소통 기술, 개방적인 사고방식, 분석적인 사고, 상황판단 능력, 끈기와 인내, 객관적이고 합리적인 사람
c) 내부심사원 역할
; 객관적인 증거를 공정하게 입수하고 평가, 편견없이 심사 목적에 충실, 관찰사항의 영향과 인적 상호작용을 일정하게 평가,
객관적인 증거에 입각한 결론, 긴장상황에서 효과적으로 반응, 일반적으로 수용될 수 있는 결론 도출.
d) 내부심사원 책임
-.적합한 심사요건의 적용
-.심사요건의 의사소통 및 명확화
-.관찰 결과의 문서화
-.효과적이고 효율적인 계획수립 및 실행
-.심사결과의 보고
-.심사결과로서 취해진 시정조치의 효과성 검증
-.심사 팀 간의 협조 및 지원
-.심사와 관련된 정보 및 문서의 유지관리
f) 내부심사원 역할
-.내부심사팀장
; 심사실행 계획 수립, 심사팀 지휘 및 통솔, 심사원의 심사체크리스트 합의, 심사부적합 보고서 검토 및 합의,
심사결과 보고서 작성 및 보고
-.심사원
; 심사준비 및 심사실시, 심사 체크리스트 작성, 심사부적합 보고서 작성
g) 내부심사원 태도 - 투명성, 공정성, 객관성, 선명성
-. 내부심사는 업무의 잘못된 점을 지적하기 보다는 대안을 제시하고 개선의 기회를 찾는 목적으로 실시하는 것이
바람직하다.
-. 내부심사의 목적을 달성하기 위하여 조직의 경영시스템, 제품특성을 잘 이해하고 있는 중견간부급으로
내부 심사원을 선임하는 것이 좋다.
7. IATF 16949 내부심사실시
1) 심사실시 전 점검 및 준비사항 점검
; 심사범위와 심사원의 역할 분담, 심사 관련 자료 입수 및 검토, 심사 일정 확인, 심사 체크리스트 준비, IATF 16949 규격
심사 체크리스트, 심사일정계획서, 메모지 등
2) 시작회의
; 개회인사(심사팀장), 심사팀소개, 심사범위와 목적 설명, 심사프로그램 확인, 심사안내인/심사 대응자 지정, 협조사항 확인 및 부탁
심사방법 설명등의 순으로 시작회의를 실시한다.
※ 시작회의가 끝나면 현장순회를 간단히 진행하는 편이 좋으며, 현장 순회 후 심사팀 회의를 통하여 관찰소감과 심사프로그램에 반영여부를 토의하는 것도 효과적임.
3) 심사수행
; 심사원 재량에 따라 하기 4가지 방식 중, 선택하여 심사를 수행한다.
① 순방향 심사(Down Stream) : 주문접수에서 출발하여 납품까지 업무순서대로/프로세스가 진행되는 순서에 맞추어 심사하는 방식
② 역추적 심사(Up Stream) : 순방향과 반대로, 납품이 끝난 주문에서 시작하여 영업까지 역추적 해오는 방식
③ 부서별 심사(Vertical) : 하나의 부서를 선정하여 해당 요소/한 부서에 관련된 모든 활동에 대해 심사하는 방식
④ 시스템 요소별(Horizontal) : 하나의 시스템 요소를 선정하여 관련된/해당 조직을 모두 심사하는 방식
4) 심사 진행 절차
; 피심사자와 인사, 심사취지 설며, 공정/업무에 대한 설명요청, 질문,경청, 확인, 관찰결과 기록등의 순으로 진행한다.
※ 심사시 피심사자가 얘기하는 것에 대해 경청하도록 하고, 피심사자에게 설명 요청을 정확하게 해야 한다.
※ 심사흐름
; 질문 →관찰(경청하면서 메모한다.) →확인(보여주세요, 믿는자, 증거를 확보한다.)
※ 사소한 사항을 발견해서 지적하고자 하는 것이 심사의 취지는 아니다.
※ 심사 수행시 질문 방법
-. 같은 질문을 다른 방법으로 하게 되면 다른 대답을 유도해 낼수 있다.
-. 상황에 따라 적당한 질문의 유형을 선택한다.
-. 개방형 질문, 탐색형 질문, 폐쇄형 질문을 적절히 혼합 사용한다.
-. 피심사자에게 예상된 대답을 하도록 유도하지 않는다.
-. 피심사자에게 자신이 심문을 당하고 있다거나 심사원이 자신을 믿지 않고 있다는 인상을 주어서는 안된다
-. 유도질문, 함정질문, 모호한 질문, 심사목적외의 질문은 피하여야 한다.
-. 질문할 때 심사원은 피심사자의 직위, 연령, 학력에 관계없이 정중하게 질문을 하여야 원활하게 심사를 수행할 수 있다.
5) 부적합 사항
; 부적합 사항은 규정된 요구사항에서 벗어난 것으로 말하며, 법적, 제도적 요구사항 위배, 고객요구사항 불이행, IATF 16949
요구사항에 위배, 조직의 요구사항(매뉴얼,절차서, 표준등)이 실행되지 않거나 다를 경우에 부적합으로 처리합니다.
6)부적합구분
a.중부적합
-. 경영시스템에 누락이 있거나 전반적인 부실로 인하여 IATF 16949 요구사항을 만족시키지 못함.
-. 1개 항목에 치중된 다수의 경부적합은 전반적 부실로 취급되어 중부적합으로 간주 될 수 있음
b. 경부적합
-. 조직의 업무 절차상 한 항목에 대한 단순히 부적합
-. 시정되지 않으면 중부적합이 될 가능성이 큰 사항
c.관찰사항
-. 부적합으로 진행중인 사항
-. 건강, 안전요구사항에 관한 사항
-. 개선을 필요로 하는 사항
-. 부적합의 증거가 확실치 않은 유보사항
7)종료회의
; 심사협조에 대한 감사인사, 심사범위 재확인, 부적합사항 발표, 심사종합발표의 순으로 종료회의를 진행합니다.
8)심사 후속조치
; 시정조치 방안 수립 및 실행